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Kostenrechnung

Übersicht

Das Kostenrechnungskonzept der VisiTrans GmbH unterteilt sich in zwei Hauptbereiche: Kostenstellenrechnung (KOST1) und Kostenträgerrechnung (KOST2). Diese Struktur dient der transparenten Erfassung, Zuordnung und Analyse der anfallenden Kosten sowie der Bereitstellung einer Entscheidungsgrundlage.

1. Zielsetzung der Kostenrechnung

  • Kostentransparenz: Sicherstellung einer klaren Übersicht über anfallende Kosten.
  • Spartenergebnisse: Darstellung der finanziellen Ergebnisse einzelner Sparten.
  • Entscheidungsgrundlage: Grundlage für wirtschaftliche und strategische Entscheidungen.

2. Grundstruktur der Kostenrechnung

  1. Kostenstellen (KOST1):

  2. Definiert, wo die Kosten anfallen (z. B. Abteilungen).

  3. Beispiele: IT, Support, Projektmanagement.

  4. Kostenträger (KOST2):

  5. Definiert, für welche Leistung oder welches Projekt die Kosten entstehen (z. B. Kundenaufträge, Produktlinien).

3. Projektnummer in Asana

  • Definition: Jedes Projekt ist durch eine Nummer und Bezeichnung eindeutig identifizierbar. Die Neuen Bezeichnungen für Asana Projekte sind:

C = Containerlogistik

F = Fairgroundmanagement

D = Defense

EW = Entwicklung

PM = Produktmanagement

FI = Finance/HR

SU = Support

V = VisiTrans allgemein

4. Kostenstellenrechnung (KOST1)

  • Definition: Jede Kostenstelle ist durch eine Nummer und Bezeichnung eindeutig identifizierbar.

  • Zuordnung der Kosten:

  • Personalkosten: Direkt über Abteilungszugehörigkeit der Mitarbeitenden.

  • Übrige Kosten:

    • Direkte Zuordnung bei Belegerfassung von Eingangsrechnungen über DATEV.
    • Verteilung von Gemeinkosten per Verteilungsschlüssel.
    • Die Kostenstellen:
Kostenstelle Bereich
900 VisiTrans allgemein
1000 Direkt zugeordnete externe Kosten (können Aufträgen zugeordnet werden)
2000 Geschäftsführung
3000 IT (Entwicklung, Infrastruktur, Ausstattung)
4000 Projekt- und Produktmanagement
5000 Support
6000 Vertrieb
7000 Marketing
8000 Admin (Finanzen, HR)

5. Kostenträgerrechnung (KOST2)

  • Definition: Kostenträger werden über eindeutige Auftragsnummern oder Produktliniennummern identifiziert.

  • Auftragsnummer:

  • Basierend auf signierten Verträgen oder Auftragserteilungen.

  • Aufbau:

    1. Spartenkürzel: (z. B. "C" für Container-Logistics).
    2. Produktkürzel: (z. B. "VM" für VisMatch).
    3. Kundennummer.
    4. Fortlaufende Nummer.
    5. Produktliniennummer:

  • Für nicht erlösgenerierende Kosten (z. B. interne Projekte).

  • Zuordnung der Kosten:

  • Personalkosten: über Time-Tracking (z. B. Toggl).

  • Andere Kosten: Direkt über Belegerfassung oder Verteilungsschlüssel.
  • Beispiele für Auftrags-/Produktliniennummern:
Auftragsnummer Sparte Produkt Kunde ID Leistung
CxVMx1001x0001 Containerlogistics VisiMatch CMA CGM S.A. 1 Drop-off Change
CxVMx1002x0002 Containerlogistics VisiMatch COSCO SHIPPING Lines (Germany) GmbH 2 Drop-off Change
CxVMx1003x0003 Containerlogistics VisiMatch Ocean Network Express (Europe) Ltd. 3 Drop-off Change
CxVMx7000x000 Containerlogistics VisiMatch VisiTrans GmbH 4 Projekt VisiMatch
CxVMx1004x0005 Containerlogistics VisiMatch ZIM Integrated Shipping Services Ltd. 5 Drop-off Change

6. Werkzeuge im Prozess

  • Airtable: Verwaltung von Projektdaten, Auftragsnummern und Arbeitszeiten.
  • Toggl: Zeiterfassung zur Zuordnung von Personalkosten.
  • Asana: Projektmanagement und Aufgabenübersicht.
  • Zapier: Automatisierung von Workflows zwischen Tools.

7. Prozesse und Zuordnung

  • Belegerfassung:

  • Kostenstellen werden direkt bei der Erfassung zugeordnet (DATEV-Integration).

  • Fälle mit mehreren Kostenstellen: Aufteilung per Verteilungsschlüssel.

  • Time-Tracking:

  • Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten direkt für Aufträge oder Projekte.

  • Automatische Übertragung der Daten an Airtable für Auswertungen.

  • Kontrolle:

  • Regelmäßige Überprüfung der Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung.

8. Vorteile des Systems

  • Transparenz: Klare Übersicht über alle Kosten.
  • Flexibilität: Anpassbar an neue Projekte und Produkte.
  • Automatisierung: Effiziente Integration von Tools und Prozessen.

Änderungshistorie

Datum Autor Änderung
2026-02-15 Visitrans Execute SPEC-02: YAML frontmatter for 646 files, link conversion, validation
2026-02-14 Visitrans Execute SPEC-01: Bulk-Export 646 Confluence pages to Obsidian vault