Erstellung, Prüfung und Freigabe¶

Jedes Verfahren gilt für "Vorgabedokumente" (im Gegensatz zu "Aufzeichnungen", die später behandelt werden), die in der Regel mit einem Textverarbeitungsprogramm (oder einer ähnlichen Büroanwendung) erstellt werden und Managementabsichten, wie Richtlinien, Konzepte und Verfahren beschreiben.

Das nachfolgend dargestellte Prozessablaufdiagramm und der Dokumentenlebenszyklus ist für alle Vorgabedokumente anzuwenden.

Wichtiger Hinweis: \ Als zentrales Werkzeug des Dokumentenmanagements dient dieses System auf Basis der Softwarelösung ‘Confluence’. Alle Managementsystemdokumente der Organisation werden über dieses Dokumenten-Management-Systems (DMS) zentral verwaltet, gesteuert und sind hierüber nachweisbar.

Dokumentenpyramide¶

Ebene	Dokumente	Beschreibung	Dokumentenart
1. System-Ebene	Politiken; Ziele; Organigramm mit Verantwortlichkeiten; Managementsystemhandbuch (optional)	Wer? Was?	Vorgabe-Dokumente
2. Prozess-Ebene	Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Prüfanweisungen ggf. mit Prüfplanung, Checklisten, Formblätter, SOPs, mitgeltende Unterlagen, sonstige Dokumente	Wie? Wie genau? Mit wem? Womit? Wann? Wieviel?	Vorgabe-Dokumente
3. Output-Ebene (Produkt/Dienstleistung)	ausgefüllte Checklisten, Prüfprotokoll(e) der Zwischenprüfung und/oder Endkontrolle, Kundenzufiedenheitsauswertungen, etc.	Resultate	Nachweis-Dokumente (Aufzeichnungen)

Lebenszyklus von Dokumenten¶

!![[lebenszyklus_dokument.png]]

Dokumententypen¶

Vorgabedokument:\ Ein Vorgabedokument enthält Anweisungen für die Mitarbeiter, wie bestimmte Aufgaben durchzuführen sind. \ Zum Beispiel sind das
Messverfahren
Vorgaben zur Dokumentation von Produktentscheidungen

Der Lebenszyklus ist:\ Erstellung (inklusive Lenkungsinformation) - Freigabe - Überarbeitung und erneute Freigabe oder Löschung

Aufzeichnung (Nachweisdokumente):\ Eine Aufzeichnung ist die nachweispflichtige Dokumentation von Arbeitsergebnissen.\ Zum Beispiel sind das:
Messprotokolle
Konstruktionszeichnungen

Der Lebenszyklus ist:\ Erstellung - Freigabe - Speicherung so, dass eine Manipulation nicht möglich ist - Löschung nach der Aufbewahrungsfrist

Temporäre Aufzeichnung (lokal beim jeweiligen Nutzer):\ Temporäre Unterlagen sind Dokumente, die nicht zur Nachweispflicht aufbewahrt werden müssen, sondern nur dem Ersteller als Hilfsmittel dienen.\ Zum Beispiel sind das:
E-Mails
Temporäre Berechnungstabellen

Der Lebenszyklus ist:\ Erstellung - Löschung

Dokumentenfreigabe¶

Die Lenkungsinformation für Vorgabedokumente sollte immer auf einer extra Seite am Ende des Dokumentes stehen und sollte mindestens folgenden Informationen beinhalten:

Lenkungsinformation

Erstellt am	Version	Beschreibung	Ersteller	Prüfer	Freigabe durch / am
11.11.2022	1.0	Bsp: Standard Abnahmeprotokoll	Hr. xxx	Fr. yyy	Fr. zzz / 14.12.2022

Änderungshistorie¶

Datum	Autor	Änderung
2026-02-15	Visitrans	Execute SPEC-02: YAML frontmatter for 646 files, link conversion, validation
2026-02-14	Visitrans	Execute SPEC-01: Bulk-Export 646 Confluence pages to Obsidian vault