Ablage, Verteilung und Veröffentlichung¶

Die ISO9001-Norm verlangt, dass alle dokumentierten Informationen, die das QMS ausmachen, gesteuert werden müssen, um sicherzustellen, dass sie für die vorgesehene Verwendung - wann und wo sie auch im Unternehmen benötigt werden mögen - verfügbar und geeignet sind; und dabei auch angemessen geschützt sind. Eine solche Kontrolle ist erforderlich, um sicherzustellen, dass innerhalb der Organisation stets die richtigen Prozesse und Verfahren angewandt werden und dass sie für den Zweck, für den sie erstellt wurden, geeignet bleiben.

Die in der Norm dargelegten und in diesem Verfahren übernommenen allgemeinen Grundsätze lauten, dass alle dokumentierten Informationen wie folgt sein müssen

leicht identifizierbar und verfügbar sein
datiert und von einer benannten Person autorisiert sein
lesbar sein
unter Versionskontrolle gehalten werden und allen Personen und Orten, an denen relevante Aktivitäten durchgeführt werden, zur Verfügung stehen
unverzüglich zurückgezogen werden, wenn sie veraltet sind, und aufbewahrt werden, wenn dies aus rechtlichen Gründen oder zum Wissenserhalt erforderlich ist.

In diesem Verfahren wird dargelegt, wie der Steuerungsumfang innerhalb von der Organisation erreicht werden soll.

Zu jeder Aufzeichnung sind die Aufbewahrungsfristen klar zu definieren.\ Gesetzlich gelten die Aufbewahrungsfristung, die auf der Homepage des BMWi vermerkt sind (BMWK - Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz). \ Diese können in der Regel als Vorgabe für das Unternehmen übernommen werden. \ Falls eigene, darüber hinaus gehende Aufbewahrungsfristen definiert werden, sollten diese alle 5-10 Jahre von der Geschäftsleitung verifiziert werden.\ Kürzere Aufbewahrungsfristen als die gesetzlich vorgeschriebenen sind nicht zulässig.\

Dokument	Typ	Aufbewahrungsfrist
Mustervorlagen (Arbeitsvertrag, Entwicklungsvertrag…)	Vorgabedokument	n.r.
Verträge mit Kunden	Aufzeichnungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Leistungsbeschreibungen	Aufzeichnungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Messprotokolle, Kalibierungsunterlagen	Aufzeichung	Fristen nach BMWi - 10 Jahre (Orientierung am Produktlebenszyklus ist sinnvoll.)
Bestellungen, Change Requests	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 6 Jahre
Verträge mit Partnern	Aufzeichnungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Mietverträge	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Kaufverträge	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Krankenkassenabrechnungen	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
NDAs	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Förderbescheide, Verwendungsnachweise	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Steuerbescheide	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Jahresabschluss	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Rechnungen	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Beitragsnachweise (IHK), Berufsgenossenschaften	Aufzeichungen	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Immatrikulationsbescheinigungen	Temporäre Unterlagen	2 Jahre
Lebensläufe Mitarbeiter	Temporäre Unterlagen	2 Jahre
Präsentationen von Kunden	Temporäre Unterlagen	2 Jahre
Notarielle Urkunden	Aufzeichnung	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Handelsregisterauszüge	Aufzeichnung	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Bankauszüge	Aufzeichnung	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Fahrtenbuch	Aufzeichnung	Fristen nach BMWi - 10 Jahre
Schulungshandbücher	Temporäre Unterlagen	2 Jahre

Änderungshistorie¶

Datum	Autor	Änderung
2026-02-15	Visitrans	Execute SPEC-02: YAML frontmatter for 646 files, link conversion, validation
2026-02-15	Visitrans	Fix table conversion: colspan expansion, header promotion, line breaks
2026-02-14	Visitrans	Execute SPEC-01: Bulk-Export 646 Confluence pages to Obsidian vault