Überprüfung, Überarbeitung, Archivierung und Vernichtung¶
Überprüfung und Überarbeitung¶
Vorgabedokumente sind regelmäßig, angepasst an die darin beschriebenen Prozesse und Vorgaben zu überprüfen und, falls nötig zu Überarbeiten. Gründe für eine Überarbeitung können z.B. sein:
- Neu gesetzliche Vorgaben
- Geänderte Geschäftsvorfälle
Im Gegensatz dürfen Aufzeichnungen, nach Abschluss der Aufgabe, für die diese, auf Basis von Vorgabedokumenten, erstellt wurden, nicht mehr verändert werden. Dies ist durch geeignete Maßnahmen und Vorgaben sicherzustellen. Zum Beispiel sind das:
- Messprotokolle
- Entscheidungen zu Entwicklungsumfängen
Archivierung von Dokumenten¶
Freigegebene Dokumente, die ihre Nutzungsdauer überschritten haben, werden in einem Ordner für überholte Dokumente auf dem gemeinsamen Laufwerk gespeichert, um einen Nachweis über deren Entstehung und Verwendung zu erhalten, soweit diese Funktion nicht automatisch von Confluence übernommen wird. Ausgesonderte Dokumente sollten als „abgelöst“ gekennzeichnet werden, um zu verhindern, dass sie versehentlich als neueste Version eingesetzt werden.
Vernichtung von Dokumenten¶
Papierkopien von genehmigten Dokumenten, die ersetzt wurden, sind in sicheren Behältern zu entsorgen oder zu Schreddern, in Übereinstimmung mit den festgelegten Richtlinien zur Klassifizierung von Informationen und den Verfahren zur Handhabung von Vermögenswerten.
Es ist ein geeignetes Verfahren zu definieren, dass die Vernichtung (Schreddern bzw. Löschen) von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten am Ende der Aufbewahrungsfrist sicherstellt.
Änderungshistorie¶
| Datum | Autor | Änderung |
|---|---|---|
| 2026-02-15 | Visitrans | Execute SPEC-02: YAML frontmatter for 646 files, link conversion, validation |
| 2026-02-14 | Visitrans | Execute SPEC-01: Bulk-Export 646 Confluence pages to Obsidian vault |