Richtline Dokumentierte Informationen¶

"Dokumentierte Informationen" im Sinne der Managementsysteme (vgl. ISO 9000 ff) beziehen sich auf sämtliche Aufzeichnungen, die in einer Organisation erstellt und aufbewahrt werden, um die wirksame Planung, Umsetzung und Überprüfung ihrer Prozesse und des Managementsystems zu gewährleisten.

Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Dokumenten und Aufzeichnungen. Der Unterschied besteht darin, dass Dokumente die Vorgaben und Anleitungen für die Durchführung von Prozessen liefern (Vorgabe-Dokumente), während Aufzeichnungen als Beweis für bereits durchgeführte Aktivitäten dienen (Nachweis-Dokumente). Zusammen spielen sie eine wichtige Rolle bei der Erfüllung der Anforderungen des Managementsystems und der Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und angemessener Überprüfung.

Insgesamt sind "Dokumentierte Informationen" und die Dokumentenpyramide wesentliche Instrumente des Top-Managements auf dem Weg zu einer High-Performance-Organisation. Sie stellen sicher, dass die Organisation ihre Ziele und Visionen erreicht, indem sie die Aufbau- und Ablauforganisation in Übereinstimmung mit ihrer strategischen Ausrichtung synchronisiert.

"Dokumentierte Informationen" wird ISO 9000 definiert und gilt als ‚Information(en)‘, die von einer Organisation gesteuert und aufbewahrt werden müssen, sowie das ‚Medium‘ auf dem sie aufrechterhalten wird. Dieser Begriff umfasst somit, was historisch als "Dokumente und Aufzeichnungen" bezeichnet wurde.

Dokumente meint dabei klassisch „Vorgabe-Dokumente“
Aufzeichnungen werden auch als sogenannte „Nachweis-Dokumente“ bezeichnet.

Diese beiden Unterscheidungen bilden damit zum einen die ‚Steuerung‘ oder das ‚Management‘ von Dokumenten (im Normdeutsch auch gerne als Dokumentenlenkung bezeichnet) und die ‚Nachweisführung‘ im Sinne einer gesetzlich geforderten Aufbewahrung ab. Auch wenn die beiden Begriffe seit 2015 unter dem Begriff „Dokumentierte Information“ (DI) zusammengeführt wurden, wird aus Gründen der Klarheit in dieser Verfahrensbeschreibung weiterhin zwischen diesen beiden historischen Arten differenziert.

Die Verwendung von dokumentierten Informationen ist ein wesentlicher Bestandteil des Managementsystems (auch als QMS bezeichnet) dieser Organisation und dient dem Zweck, möglichste klare Anweisungen durch das Management bereitzustellen:

Wie die Dinge zu tun sind, und Nachweise über durchgeführte Aktivitäten zu liefern. Die ISO9001-Norm verlangt, dass alle dokumentierten Informationen, die das QMS ausmachen, gesteuert werden müssen, um sicherzustellen, dass sie für die vorgesehene Verwendung - wann und wo sie auch im Unternehmen benötigt werden mögen - verfügbar und geeignet sind; und dabei auch angemessen geschützt sind.

Eine solche Kontrolle ist erforderlich, um sicherzustellen, dass innerhalb der Organisation stets die richtigen Prozesse und Verfahren angewandt werden und dass sie für den Zweck, für den sie erstellt wurden, geeignet bleiben. Die in der Norm dargelegten und in diesem Verfahren übernommenen allgemeinen Grundsätze lauten, dass alle dokumentierten Informationen, wie folgt sein müssen leicht identifizierbar und verfügbar sein datiert und von einer benannten Person autorisiert sein lesbar sein unter Versionskontrolle gehalten werden und allen Personen und Orten, an denen relevante Aktivitäten durchgeführt werden, zur Verfügung stehen unverzüglich zurückgezogen werden, wenn sie veraltet sind, und aufbewahrt werden, wenn dies aus rechtlichen Gründen oder zum Wissenserhalt erforderlich ist. In diesem Verfahren wird dargelegt, wie der Steuerungsumfang innerhalb von der Organisation erreicht werden soll.

Änderungshistorie¶

Datum	Autor	Änderung
2026-02-15	Visitrans	Execute SPEC-02: YAML frontmatter for 646 files, link conversion, validation
2026-02-14	Visitrans	Execute SPEC-01: Bulk-Export 646 Confluence pages to Obsidian vault