Handreichung: Dokumentenpyramide¶

Die "Dokumentenpyramide" ist ein Instrument, das dabei hilft, dokumentierte Informationen in einer hierarchischen Struktur zu organisieren. Die Dokumentenpyramide wirkt über ihre verschiedenen Ebenen von den übergeordneten Strategiedokumenten bis hin zu den detaillierten Verfahrensanweisungen und Aufzeichnungen auf der operativen Ebene. Durch die Anwendung der Dokumentenpyramide wird eine klare und konsistente Verbindung zwischen der strategischen Ausrichtung der Organisation (Ziele, Vision, Mission) und den operativen Prozessen hergestellt.

Das Top-Management spielt eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung der Dokumentenpyramide und der Nutzung der dokumentierten Informationen, um eine effektive Organisation zu erreichen. Durch die klare Definition und Kommunikation der strategischen Ziele, der Vision und der Mission gibt das Top-Management den Rahmen vor, innerhalb dessen die Prozesse und Verfahren entwickelt werden. Mit Hilfe der Dokumentenpyramide kann das Top-Management sicherstellen, dass die Aufbau- und Ablauforganisation der Organisation mit der strategischen Ausrichtung übereinstimmt.

Struktur der Dokumentenpyramide¶

Ebene	Dokumente	Beschreibung	Dokumentenart
1. System-Ebene	Politiken; Richtlinie/Leitlinien (engl. Guidelines); Ziele; Organigramm mit Verantwortlichkeiten; (optional) Managementsystemhandbuch	Wer? Was?	Vorgabe-Dokumente
2. Prozess-Ebene	Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen ggf. mit Prüfplanung, Checklisten, Formblätter, etwaige SOPs, mitgeltende Unterlagen, sonstige Dokumente und Kennzahlen	Wie? Wie genau? Mit wem? Womit? Wann? Wieviel?	Vorgabe-Dokumente
3. Output-Ebene (Produkt/Dienstleistung)	ausgefüllte Checklisten, Prüfprotokoll(e) der Zwischenprüfung und/oder Endkontrolle, Kundenzufiedenheitsauswertungen, etc.	Resultate.	Nachweis-Dokumente (Aufzeichnungen)

Überblick zugeordnete Dokumentenhierarchien¶

Im Zusammenhang mit ISO-Managementsystemen sind Politiken und Richtlinien unterschiedliche Komponenten, die verschiedenen Zwecken dienen. Sie werden in der Regel wie folgt unterschieden:

Politiken (engl. Policies) / Übergeordnete Management-Dokumente: Politiken sind übergeordnete Erklärungen, die die Absichten, Grundsätze und den allgemeinen Ansatz einer Organisation für die Verwaltung bestimmter Aspekte ihrer Tätigkeiten umreißen. Sie bieten einen Rahmen für die Entscheidungsfindung und geben die Richtung für die Entwicklung von Verfahren und Prozessen vor. Politiken sind in der Regel prägnant, verbindlich und werden von der obersten Führungsebene genehmigt. Sie legen die Ziele der Organisation und ihre Verpflichtung zur Einhaltung der einschlägigen Normen, Gesetze und Vorschriften fest. Politiken befassen sich oft mit Bereichen wie Qualitätsmanagement, ökologische Nachhaltigkeit, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Informationssicherheit und mehr.
Richtlinien (engl. Guidelines or Topic-specific Policies): Richtlinien hingegen sind detailliertere Dokumente, die spezifische Empfehlungen, bewährte Verfahren oder Anweisungen zur Umsetzung der Politik und zum Erreichen der gewünschten Ergebnisse enthalten. Richtlinien werden in der Regel entwickelt, um Einzelpersonen oder Gruppen bei der Durchführung von Aufgaben oder Aktivitäten im Einklang mit den Politiken der Organisation zu unterstützen. Sie bieten praktische Ratschläge und Empfehlungen zur effektiven Umsetzung der Politik. Leitlinien können Verfahren, Checklisten, Formulare, Vorlagen, Beispiele und andere unterstützende Materialien enthalten. Sie bieten spezifischere Anleitungen als Politiken und sind oft auf besondere Umstände oder spezifische Branchenanforderungen zugeschnitten. Dies können beispielsweise Richtlinien zur Zugriffskontrolle, zur Passwortsicherheit, zur Datensicherung oder zur physischen Sicherheit sein. Jede Richtlinie sollte klare Anweisungen und Verfahren enthalten, die von den Mitarbeitern befolgt werden müssen.

Im Sinne der Dokumentenpyramide folgen darunter:

Verfahrens- oder Prozessanweisungen: Nach den Richtlinien folgen die Verfahrens- oder Prozessanweisungen. Analog wird in der Praxis hin und wieder auch gerne der Begriff Prozessbeschreibung verwendet. Diese detaillierteren Dokumente beschreiben die Schritte, die durchgeführt werden müssen, um die in den Richtlinien festgelegten Anforderungen umzusetzen.
Arbeitsanweisungen: Arbeitsanweisungen bieten weitere Details und spezifische Anleitungen für bestimmte Aufgaben oder Teil-Prozesse. Sie sollten klare Anweisungen enthalten, wie bestimmte Aufgaben durchgeführt werden sollen, und gegebenenfalls Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Checklisten oder Formulare bereitstellen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die genaue Struktur der Dokumentenhierarchie von der Größe und Komplexität des Unternehmens sowie von den spezifischen Anforderungen und Prozessen abhängt. Eine klare und konsistente Strukturierung der Dokumente ist jedoch entscheidend, um sicherzustellen, dass sie leicht zugänglich, verständlich und anwendbar sind.

Darüber hinaus sollte durch die Managementsystemverantwortlichen sicherstellt werden, dass alle Dokumente regelmäßig überprüft, aktualisiert und genehmigt werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Best Practices entsprechen.

Änderungshistorie¶

Datum	Autor	Änderung
2026-02-15	Visitrans	Execute SPEC-02: YAML frontmatter for 646 files, link conversion, validation
2026-02-14	Visitrans	Execute SPEC-01: Bulk-Export 646 Confluence pages to Obsidian vault